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旅費交通費とは

業務上使用した電車やバスの料金、出張して宿泊した場合はその宿泊料金などの諸経費を取りまとめた勘定科目です。旅費交通費は基本的に全額経費（損金）となりますが、処理の仕方を間違えると給料扱いになったりしますので注意が必要な科目です。

実務ではよく出てきますよね。営業社員さんが旅費の精算とかしますから。

旅費交通費の具体例

・通勤手当
・電車代
・定期券代
・回数券
・バス代
・タクシー代
・通行料金
・高速道路
・有料道路
・コインパーキング
・SuicaやPasmo
・出張費用
・飛行機代
・新幹線代
・出張旅費手当

などです。これ以外にも旅費交通費に該当するものがあります。社内で旅費がどのように取り扱われているかでも異なってきます。

仕訳方法

電車代を現金で支払った

（借）旅費交通費　1000　（貸）現金　1000（摘要）電車代

タクシー代を現金で支払った

（借）旅費交通費　1000　（貸）現金　1000（摘要）タクシー代

タクシー代の場合は何の目的で使ったかによって使う勘定科目が変わってきます。単純に移動するためなら旅費交通費で良いのですが、取引先を接待した際に送迎や移動として使う場合は「交際費」となります。自分たちも接待している際にタクシー使ったら「交際費」扱いになります。自分たちが接待する側なら「交際費」です。

もちろん自分たちが接待される側で自分たちがタクシー代を支払った場合は「旅費交通費」です。

概算額をあらかじめ渡している時

長期出張などであらかじめお金を渡しておく場合があります。この場合はあらかじめ「仮払金」としてお金を渡して、帰ってきたときに旅費交通費などに振り替えましょう。

出発時
（借）仮払金　100000　（貸）現金　100000（摘要）○○出張概算

精算時
（借）旅費交通費　35000　（貸）仮払金　100000（摘要）○○出張　交通費
（借）旅費交通費　12000　　　　　　　　　　　（摘要）○○出張　ホテル代
（借）交際費　　　25000　　　　　　　　　　　（摘要）○○出張　接待飲食費
（借）現金　　　　28000　　　　　　　　　　　（摘要）○○出張　戻り

実費精算の場合は旅費交通費精算書が会社によってはあると思いますので、それを利用します。仕訳自体は上記のような形になりますね。

ICカードにチャージする時

SuicaやPasmoを使うこと多いと思いますがこの場合はどうやって処理するべきでしょうか？

チャージのタイミングで旅費交通費

コンビニなどで利用できるのでとても便利ですが、実務上業務として使う場合は電車代やバス代にしか使わないと決めてしまった方が良いでしょう。確実に電車やバス代に使っていて利用明細も定期的に出していれば、チャージしたタイミングで「旅費交通費」で処理することもできます。
ただ、期末にチャージ金額を使いきれない場合は前払金に振り替える必要があります。

期中に1万円チャージしたとき※利用明細を残している。
（借）旅費交通費　10000　（貸）現金　10000（摘要）Suicaチャージ

期末までに6千円チャージ残額が残っているとき
（借）前払金　6000　（貸）旅費交通費　6000（摘要）Suicaチャージ残額

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チャージしたときではなく実際に使った時に経費処理する場合

チャージのタイミングではなく実際に使った時に「旅費交通費」として処理する方法です。こちらの方が確実ですよね。電車やバス以外に使ったとしても事業経費であればそれを計上することができます。電車やバス代は領収書やレシートが出るわけではないので利用明細は定期的に出さないといけませんけれどね。勘定科目は「仮払金」や「前払金」「預け金」を利用していることが多いです。どれを選ぶかは感覚の世界です。継続摘要していればどれを選んでも大丈夫ですよ。私は仮払金ですかね。

期中に1万円チャージしたとき
（借）仮払金　10000　（貸）現金　10000（摘要）Suicaチャージ
電車を利用したとき
（借）旅費交通費　1000　（貸）仮払金　1000（摘要）電車代　Suica
Suicaでボールペンを買ったとき
（借）消耗品費　100　（貸）仮払金　100（摘要）ボールペン　Suica

コンビニ等でICカード使った時もレシートは残しておきましょう。

ちなみにSuicaを作ったときに500円デポジットを取られますが、これはSuicaを返却したときに返金されるものなので「預託金」「預け金」等の資産科目に振り分けておくことになります。

通勤手当を支払った

給料日に通勤手当を一緒に支払う時
（借）給料　　　　250000　 （貸）普通預金　202000（摘要）給料
（借）旅費交通費　10000　　　　　　　　　　　　　 （摘要）通勤手当
　　　　　　　　　　　　　　（貸）預り金　　40000 （摘要）社会保険
　　　　　　　　　　　　　　（貸）預り金　　12000 （摘要）住民税
　　　　　　　　　　　　　　（貸）預り金　　6000 （摘要）所得税
従業員への通勤手当は所得税上非課税になります。旅費交通費を分けて計上する理由は会社（事業所）側も消費税の課税仕入れにすることができるからです。
通勤手当の所得税上の考え方はこちらです。

旅費規程があるととても便利

出張のたびに経費精算をするのって結構な手間ですから、会社によっては旅費規程を作成していることも多いです。旅費規定は多くは就業規則で定められているものです。
・出張の日当手当が出せる
・実費精算しなくていい
・精算の手間がかからない
というようなメリットがありますのでもし旅費規定が無いという場合は作成してみるのも手ですね。

旅費規定の作成には注意点もありますので別の記事でまとめてみますね。

まとめ

旅費交通費は使わない企業はほとんどないのではないでしょうか。よく使う分税制上の制限があったり、就業規則である程度の自由が利く場合があります。最近はICカードで支払いができたりしますので、経費管理は注意しないといけないですね。

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